Dieser Titel klingt abenteuerlich, nicht wahr? Zumindest haben wir nun Ihre Aufmerksamkeit. In Zeiten von Hashtags, Buzz Words, Reizüberflutung und Co. ist das leider keine Selbstverständlichkeit mehr. Und als ob das nicht schon genug wäre, kommen die ganzen Schlagzeilen um unglaubliche Errungenschaften in der Technologie hinzu. Selbstfahrende Fahrzeuge, intelligente Roboter mit menschenähnlichen Zügen, schlaue Algorithmen, die heute schon wissen, was wir uns morgen wünschen. Sie ist also da, die Digitalisierung. Freunden wir uns mit Ihr an, denn Sie wird auch Ihnen das Leben erleichtern, vor allem, wenn Sie ein Pferdebetrieb führen. Ob Pensions- Sport- oder Zuchtstall, Reitschulbetrieb oder Berufsreiter – die Herausforderung für die Schweizer Pferdebranche besteht nämlich nicht nur darin das Tierwohl zu gewährleisten, sondern auch darin, nachhaltig wettbewerbsfähig zu wirtschaften. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie die Chancen der Digitalisierung für die Optimierung Ihres Stallmanagements nutzen und somit wertvolle Ressourcen, Zeit und Nerven sparen können.
Von Eva Stainos
Leben und arbeiten auf dem Ponyhof – das klingt nicht nur faszinierend, sondern vor allem nach viel Arbeit. Bereits früh morgens, während sich andere Menschen noch einmal genüsslich im Bett umdrehen, stehen die Betriebsinhaber und Mitarbeiter im Stall und kümmern sich um das Wohl der Pferde. Misten, Füttern, Heuen, Bereiten – die Fürsorge der Tiere ist nur die Hälfte dessen, was im Alltag eines Pferdebetriebes anfällt. Die andere (meist unbeliebtere) Seite ist die Verwaltung des Papierkrams. Oder ganz offiziell ausgedrückt: Die Stalladministration. Die Aufgaben eines Bürohengstes oder einer Bürostute sind vielfältig: Personalplanung, Zeiterfassung, Abrechnungen, Pferdeeinteilung, Terminkalender mit Impf- und Futterplanung, Ausgabenübersicht, Belegpläne – die Liste liesse sich noch lange weiterführen. All diese Aufgaben kosten Zeit, Energie und Nerven und werden gerne auf die Wartebank verschoben. Doch der Papierberg auf dem Schreibtisch wächst nahezu schneller als der Jährling auf der Weide.
Chancen der Digitalisierung im Stallalltag
Jeder Betriebsleiter weiss, dass es den Tag, an welchem man sich Zeit für die Administration und dem Kampf gegen die Papierberge auf dem Schreibtisch, gar nicht wirklich gibt. Die wichtigen Pendenzen stoppen nicht, weil wir heute das Heu reinholen müssen oder weil das Fohlen der Zuchtstute ausgerechnet jetzt das Licht der Welt erblicken möchte. Es sind trotzdem Rechnungen zu erstellen, Kosten zu analysieren und Termine mit Mitarbeiter, Pensionären, Lieferanten, Tierärzten und Hufschmieden zu koordinieren. Doch keine Angst – Sie sind nicht allein damit und es gibt schon längst Abhilfe. Denn der natürliche Feind eines unordentlichen Schreibtisches ist die Digitalisierung! Heutzutage profitiert nahezu jeder wirtschaftliche Arbeitsalltag von digitalen Möglichkeiten: In der Landwirtschaft sorgen computergestützte Maschinen für einen besseren Ernteertrag, in der Finanzbranche werden beschwerliche Prozesse von Softwares übernommen und in der Transportbranche tragen smarte Tools zur Verbesserung der Sicherheit bei. Auch in Pferdebetrieben bieten digitale Methoden die Möglichkeit, den Stallalltag effizienter zu strukturieren und wertvolle Ressourcen zu sparen.
Das kleinste Büro der Welt in Ihrer Tasche
Auf dem Markt gibt es viele Softwarelösungen, die Betriebsleiter und Mitarbeiter nicht nur entlasten, sondern gleichzeitig viele Prozesse optimieren. Es muss nicht gleich eine umfangreiche und teure ERP Software gekauft werden. Vor allem kleinere Betriebe oder Einzelunternehmer profitieren von mobilen Apps und Cloud-Lösungen, die schnell und einfach zu installieren und vor allem «mobil» sind. Das bedeutet, dass sich die Anwendungen auch von unterwegs bedienen lassen, z.B. während Sie gerade im Stall stehen oder auf einem Turnier unterwegs sind. So haben Sie Ihr Büro immer in der Hosentasche mit dabei und keine Informationen geraten in Vergessenheit. Ihr Smartphone als persönlicher Assistent kann Ihnen in vielerlei Hinsicht dienen – Sie glauben es nicht? Gerne beweisen wir Ihnen das Gegenteil und haben einige Möglichkeiten für den digitalen Stallalltag für Sie gesammelt.
Keine Sorge, auch wenn das Intro vermuten lässt, ist die Digitalisierung nicht automatisch eine «Rocket Science». Im Kern bedeutet es nichts anderes, als «analog» vorliegende Informationen oder Prozesse in digitale Form zu bringen. Zum Beispiel, wenn Sie Rechnungen, die Sie bisher ausgedruckt und per Post versendet haben, per Mail versenden und verarbeiten. Oder wenn Sie einen Einzahlschein mit der App abscannen, statt persönlich zur Bank zu gehen. Sie sehen, das ganze Thema Digitalsiering ist an sich nichts Neues, sondern geschieht seit mehr als 20 Jahren – oder schreiben Sie heute noch mit der Schreibmaschine?
Inspiration 1: Papieraushang ersetzen
Die Wiege der Zettelwirtschaft vereint auf einem Brett – ziemlich bunt und leider auch ziemlich unübersichtlich tummeln sich Flyer, Visitenkarten aber auch wichtige Stallinformationen auf kleinstem Raum und konkurrieren um die Aufmerksamkeit des Betrachters. Die Rede ist vom berühmten Infoboard und den zahlreichen Aushängen. Mehr oder weniger hat bisher diese Form der Kommunikation – in Kombination mit dem berühmtem Stallfunk – funktioniert. Doch in Zeiten von Corona stehen Sie vor der besonderen Herausforderung, die Stallgemeinschaft noch schneller über die Umsetzung der Vorgaben im Stall zu informieren. Da reicht ein einfacher Aushang meist nicht aus, da man nicht davon ausgehen kann, dass die Pensionäre regelmässig einen Blick darauf werfen. Informationen in Papierform fliessen somit sehr langsam. Dank entsprechender Apps sparen Sie nicht nur Papier, sondern Sie können die Stallgemeinschaft immer auf dem aktuellen Stand halten und erleichtern Abstimmungen mit den Pensionären und Mitarbeitern über wichtige Termine wie Impfungen, Wurmkuren oder auch neu angebotene Dienstleistungen.
Inspiration 2: Kontakte und Informationen
Mitarbeiter, Pensionäre, Tierärzte, Lieferanten und Hufschmiede – die Stallgemeinschaft besteht aus vielen Mitgliedern mit unterschiedlichsten Informationsbedürfnissen. Und als Betriebsleiter sind Sie als Schnittstelle für alle Beteiligten die erste Ansprechperson. Ein effizientes Stallmanagement kann nur erreicht werden, wenn die entsprechenden Beteiligten Zugriff auf alle relevanten Informationen über die Pferde haben. Papiernotizen kommen da schnell an ihre Grenzen und lange WhatsApp Nachrichten sind auf Dauer verwirrend. Besser ist es, alle Mitteilungen auf einer zentralen Plattform zu sammeln und zu verwalten und für die verschiedenen Benutzergruppen zugänglich zu machen. In einer entsprechenden Software oder App können Sie wichtige Kontakt-Informationen speichern, das Training von Pferden und Teammitgliedern planen, Aufgaben verwalten, zuteilen und verfolgen, die Stallgemeinschaft über relevante Neuigkeiten informieren und vor allem alle Informationen über die Fütterung und Gesundheit der Pferde mit den beteiligten Personen verwalten und teilen.
Inspiration 3: Digitale To-Do-Listen
Als Betriebsleiter sollte man die Übersicht über die Termine und Aufgaben nicht verlieren. Und davon gibt es auf einem Pferdehof genug: Entwurmungen, Impfungen, Hufpflege, Nennschlüsse, Steuererklärungen oder Anweisungen seitens Tierärzte und Pensionären in Bezug auf Pflege und Fütterung der Tiere. Eine gut geführte digitale Pendenzenliste ist hier eine grosse Erleichterung, vor allem wenn eine Erinnerungsfunktion mit dabei ist. Auch wenn der Tag besonders stressig ist, gerät so nichts mehr in Vergessenheit.
Inspiration 4: Einsatzplanung und Aufgabenverteilung
Erfolgt bei Ihnen die Schicht- und Einsatzplanung noch mittels Papierlisten, auf Zuruf und per Telefon? Diese Vorgehensweise gerät spätestens dann an ihre Grenzen, wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt spontan ausfallen oder sonst unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Zudem stimmen Sie sicherlich zu, dass die Zettelwirtschaft oder mündlichen Absprachen eher unproduktiv und intransparent sind. Und zum Teil vielleicht auch nicht ganz so gesetzeskonform. Eine digitale Einsatzplanung hilft Aufgaben und Mitarbeiterressourcen besser zu strukturieren und sorgt so für mehr Transparenz. Die Effizienz steigt, die Mitarbeiterbelastung sinkt. Anhand praktischer To-Do-Listen weiss jedes Teammitglied genau was zu tun ist. Sollte ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen, können die eingesprungenen Kollegen oder Aushilfen via Smartphone die Aufgaben des Erkrankten einsehen und wissen automatisch, welche weiteren Arbeiten rund um die Pferde und den Hof noch zu erledigen sind.
Inspiration 5: Transparente Kommunikation
Die Digitalisierung macht Kommunikation zwar nicht unbedingt persönlicher, aber schneller und nachvollziehbarer. So können Sie zum Beispiel Anweisungen seitens der Pensionäre, Tierärzte oder Hufschmiede über die jeweiligen Pferde fein säuberlich und strukturiert digital ablegen. Das ist sehr praktisch, falls Sie ein erkrankter Pferdebesitzer darum bittet, die Bewegung und Medikamentengabe des Pferdes zu übernehmen. Ohne lange WhatsApp Nachrichten kann Sie so der jeweilige Besitzer via App mit einzelnen Aufgaben beauftragen (die Sie wiederum verrechnen können). Nach einem kurzen Blick auf die digitalen Arbeitspläne der Mitarbeiter, können Sie die übertragenen Aufgaben-Anfragen virtuell akzeptieren und diese – ganz einfach per App – an die Mitarbeiter weiterleiten. Das spart Zeit und Nerven und der Pensionär hat das gute Gefühl, dass es dem Pferd gut geht. Zudem entgeht Ihnen sicherlich keine Aufgabe.
Inspiration 6: Reithallen Belegungsplan
Hand aufs Herz: Wie oft kam es schon vor, dass Pensionäre sich in die Haare gekriegt haben wegen vermeintlicher Überbelegung der Hallen oder Reitplätze? Auch ein Papier-Belegungsplan hilft oftmals kaum, solche Unruhen im Stall zu vermeiden. Sorgen Sie für klare Verhältnisse durch einen digitalen Hallenbelegungsplan. Gerade zu Corona Zeiten ist die Abstimmung der Anwesenden auf dem Hof eine grosse Erleichterung. So können typische Stosszeiten reduziert werden, denn die Pensionäre sehen schon von daheim aus, wie stark die Reithalle belegt ist und können so die Anwesenheit auf dem Hof besser planen. Es gibt hier einige kostenpflichtige Cloudlösungen und Apps oder sie können mit wenigen Klicks einen kostenlosen Google-Kalender mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen einrichten.
Inspiration 7: Kostenübersicht
Tierarzt- und Hufschmiedkosten, Kosten für die Instandhaltung und Reparatur der Anlagen, Rohmaterial, Raufutter und Mitarbeiterlöhne… Haben Sie tatsächlich immer alle Einnahmen und Ausgaben genauestens im Blick? Eine «Pi mal Daumen»-Rechnung reicht nämlich nicht aus, um langfristig die Existenz des Betriebes sicherzustellen. Eine lückenlose Dokumentation der Finanzzahlen dient nicht nur der Steuerbehörde, sondern vor allem Ihnen: Eine klare Kostenübersicht kann jedem Pferdebetrieb helfen, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu bewerten und entsprechend zu steuern. Doch gerade im stressigen Stallalltag finden zusätzlich erbrachte Dienstleistungen den Weg in das Büro nicht. Sie werden einfach vergessen, auf einen Zettel geschrieben und gehen dann verloren. Und am Ende des Monats fragen Sie sich vielleicht – wo ist all das Geld hin? Womit erziele ich meine Umsätze? Welche Pferdebesitzerin müsste für das Umdecken extra bezahlen? Was sind die grössten Kostentreiber? Wo kann ich sinnvoll einsparen? Und kann ich mir derzeit eine Investition in einen neuen Hallenboden überhaupt leisten? Auch hier können Ihnen wiederum entsprechende Apps bei der Bewachung und Bewertung Ihrer Ein- und Ausgaben unterstützen. Voraussetzung ist, dass entsprechende Zahlen den Weg in das Tool finden.
Inspiration 8: Buchhaltung / Inkasso
Passend zum vorherigen Thema ist es wichtig nicht nur die Kosten im Blick zu haben, sondern auch die Einnahmen. Auch wenn für viele das Thema Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ein sehr lästiges Thema ist, ist es wichtig Ihre Betriebs-Liquidität im Auge zu behalten. Mit entsprechenden Tools kann die Buchhaltung einfach, übersichtlich und teilweise sogar automatisiert erfolgen. So können Sie nicht nur Zahlungen erfassen oder Rechnungen schreiben, sondern auch den Status der Zahlung im Auge behalten sowie automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden. Je nach Kenntnisstand können Sie die Buchhaltung komplett selbst managen oder Sie lagern einen Teil an den Treuhänder Ihres Vertrauens aus. Sie müssen also keine Zeit damit verschwenden alles manuell zu überwachen.
Inspiration 9: Aufbewahrung / Archivierung
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und allfällige Revisionsberichte beträgt zehn Jahre. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres zu laufen. Erst nach Ablauf dieser Frist dürfen die genannten Unterlagen entsorgt werden. Nur, teilweise beträgt die Verjährungsfrist 20 Jahre, beispielsweise für Verlustscheine. Für Verträge gibt es keine zeitliche Begrenzung. Es kommt darum oft vor, dass wertvolle Fläche auf Jahrzehnte hinaus belegt ist. Es gilt darum eine Ablage zu schaffen, die gewährleistet, dass alle Unterlagen im Original auch nach vielen Jahren noch gefunden werden. Eine elektronische Ablage stellt nicht nur dies sicher, sondern garantiert darüber hinaus eine revisions- und gerichtsfähige Aufbewahrung. Zudem dürfen die Originalbelege bei gesetzeskonformer elektronischer Archivierung entsorgt werden, was viel Platz einspart.
Vor der Digitalisierung steht die Strategie
Die Digitalisierung bietet viel Potenzial um Zeit, Geld, Papier und Platz zu sparen und Prozessabläufe in Ihrem Stall zu optimieren. Vielleicht lohnt es sich auch für Sie, mehr Vorgänge zu digitalisieren und in Zukunft von besseren Prozessen zu profitieren. Wir empfehlen Ihnen dringend, nicht wahllos und ungeplant irgendwelche Apps zu installieren. Im ersten Schritt sollten Sie sich eine sinnvolle Strategie zurechtlegen. Klären Sie also zuerst ab, zu welchen Zweck die Digitalisierung bei Ihnen dienen soll. Wo drückt der Stiefel im Stallalltag und in welchen Bereichen wünschen Sie sich eine Verbesserung? Geht es beispielsweise darum, einzelne Abläufe zu optimieren, die Kommunikation mit der Stallgemeinschaft zu verbessern oder besteht Ihr Hauptziel darin, Kosten einzusparen? Nachdem Sie Ihre konkreten Ziele festgelegt haben, können Sie sich auf die Suche nach geeigneten Tools begeben. Die meisten Anbieter bieten Ihnen in der Regel zuerst an, die Lösung einen gewissen Zeitraum kostenlos zu nutzen oder Demo-Referenzen zu sehen. Eine ideale Möglichkeit also, um ohne Risiko Einblick in die Software oder App zu erhalten. Einen wichtigen Tipp zum Schluss haben wir noch: Die besten Tools nützen nichts, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter nicht voll dahinterstehen und die entsprechenden Lösungen tatsächlich auch nutzen. Denken Sie daran: Die Lösung muss zu Ihnen und Ihrem Stall passen und nicht andersherum!
Special: Marktübersicht
Wir haben für Sie den Markt durchstöbert und folgende praktische Apps & Softwares gefunden.
Google Kalender
Der Kalender von Google ist nicht nur kostenlos, sondern auch praktisch. Voraussetzung ist eine Google E-Mail-Adresse. Dann können Sie sogar mehrere Kalender anlegen, beispielsweise einen privaten Kalender, einen für Mitarbeiterferien-Termine oder einen für die Reithallen-Belegung. Sie können einzelne Kalender auch anderen Personen freigeben z.B. Mitarbeitern oder Pensionären. Damit bekommen diese Personen Zugriff auf die Termine und Aufgaben. Sie können festlegen, ob die Person Ihre Termine nur sieht, oder ob sie den Kalender selbst bearbeiten darf. Google Kalender ist als App im Playstore für Android und für iOS im App Store erhältlich. So haben Sie auch unterwegs immer Zugriff auf Ihre Termine und können diese mobil verwalten.
Jutta! Die Pferdeapp für Reitställe
Diese kostenlose App soll das Stallmanagement nicht nur für Pferdebesitzer, sondern vor allem für Reitanlagen und Pferdehöfe erleichtern. Neben der Planung zur Hallenbelegung und Anlagennutzung können Pferdestallbesitzer Ihre Informationen schnell an Einsteller verteilen und News zum Reitstall veröffentlichen. Mehr Informationen: https://jutta.app/de/stables
Die Pferdeapp
Ist eine sehr umfangreiche App zur Organisation des Stallalltags. Sie erleichtert die Abstimmung aller Beteiligten untereinander in allen Prozessen rund ums Pferd und Sie haben die wichtigsten Informationen jederzeit zur Hand. Die App bietet einen Hallenbelegungsplan, Anwesenheitslisten, Mitarbeiterplanung und Umverteilung von Aufgaben, Pferdeverwaltung, Teilnahmemanagement von Events, Verknüpfung mit Pferdebesitzern, sowie zahlreiche Übersichten nach Tagen, Mitarbeitern oder Pferden. Die App kann kostenlos einen Monat getestet werden.
Myroundpen
Mit der Web-App Myroundpen können Sie Ihren Pferdebetrieb leichter organisieren. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: News veröffentlichen, Belegungspläne, Koppeln und Boxen organisieren, Kontakte verwalten, Arbeitsdienste und Termine verwalte und vieles mehr. Sie können diverse Module hinzubuchen wie zum Beispiel das Planen von Events oder das Buchen von Hofservices anbieten. Sie können Myroundpen 3 Monate kostenlose testen. Mehr Informationen: https://www.myroundpen.com
CEEQUINO
Die internetbasierte Cloud-Lösung aus Deutschland CEEQUINO bietet von der einfachen Stallverwaltung bis zur umfangreichen Faktura-Lösung umfangreiche Möglichkeiten. Die Software ist sehr umfangreich und eignet für die professionelle Organisation im Reitbetrieb. Gleichzeitig bietet das Unternehmen zusätzlich einen robusten Touchscreen Monitor, welches eine perfekte Übersicht für alle im Reitbetrieb anfallenden Themen bietet. Auch hier können Sie eine kostenlose Demo anfordern. Mehr Infos hier: https://www.ceequino.de/
Equitano
Die webbasierte Komplettlösung für das Stallmanagement funktioniert ebenfalls geräteunabhängig. So haben Sie Ihr Büro immer und überall dabei. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung um zum Beispiel Kunden- und Pferdedaten, Termine und Pendenzen zu verwalten oder Rechnungen zu erstellen. Mehr Infos unter https://www.horseoffice.de/
KAVALLO DIGIPEDIA
Sicherlich haben Sie auch den ein oder anderen Begriff gehört oder gelesen, wissen aber nicht genau was das bedeutet? Wir schaffen Abhilfe mit unserem KAVALLO DIGIPEDIA
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) umfasst die Disziplinen in der IT, die sich mit der Automatisierung von intelligentem Verhalten beschäftigen. Es befasst sich mit dem Programmieren von Maschinen, sodass beispielsweise ein Computer wie ein Mensch eigenständig lernen und denken sowie Probleme bearbeiten kann. KI hat schon längst Zugang in unserem Alltag gefunden in Form von sprachgesteuerte Assistenten (Siri, Alexa und Google Home), Musikstreamingvorschläge (Spotify), Freundevorschläge von Facebook & Co, Navigationssystemen sowie bei diversen Übersetzungstools.
Cloud Computing
Beim Begriff der Cloud (“Wolke”) beschreibt die Bereitstellung von IT-Infrastruktur und IT-Leistungen wie beispielsweise Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware als Service über das Internet. Berühmte Anwendungen sind die meisten E-Mail-Programme wie z.B. Gmail oder GMX, sowie auch Online-Speicherplätze wie Onedrive, Dropbox oder GoogleDrive.
Digitale Disruption
Damit sind digitale Innovationen gemeint, die bestehende Dienstleistungen, Produkte oder Geschäftsmodelle ablösen und verdrängen. Beispiele: Ferienwohnungen werden direkt beim Anbieter gemietet (AirBnB), Streamingdienste wie Netflix machen Download-Dienste und DVDs überflüssig.
Internet of things
Damit wird die Vernetzung von Gegenständen über das Internet gemeint. Es ist ein Sammelbegriff für Technologien, welche es ermöglichen analoge und digitale Objekte miteinander zu vernetzen und sie zusammen arbeiten zu lassen. Beispiele sind die Sendungsverfolgung der Post und Fitness-Armbänder die Informationen zum Körper zu einer Smartphone-App übermitteln.
Die Autorin: Eva Stainos ist Digital Marketing Creator und passionierte Pferdeliebhaberin. Auf ihren Instagram und TikTok-Accounts @pferdiges berichtet sie über ihr Pferd und zeigt DIY-Projekte rund um Ross & Reiter
Dieser Beitrag erschien in der Printausgabe des «Kavallo» Ende 2020.